Cette crise est en train de profondément modifier nos usages et nos priorités. Le digital a pris une place inédite dans nos modes de fonctionnement. Quand il est bien utilisé il permet de rapprocher les personnes sans perte de temps et pollution inutiles. Les expériences présentielles ne seront jamais supplantées par les expériences virtuelles mais un monde hybride devrait s’installer durablement avec la reprise. Pérenniser votre rencontre annuelle en la digitalisant est aujourd’hui possible avec les solutions innovantes proposées sur le marché.
Une logistique minimale pour une réussite maximale
Votre salon est un rendez-vous régulier pour vos visiteurs, rester inactif pendant cette période particulière peut jouer en votre défaveur car d’autres organisateurs profiteront de cette ère numérique pour gagner des parts de marchés. Organiser un salon virtuel demande moins de logistique avec des prestataires externes, pour autant, le peu de choses à prévoir doit être parfaitement bien prévu pour un fonctionnement irréprochable et riche en contenu le jour de votre événement. Deux points sont importants pour le bon déroulement de votre salon : une solution interactive et une équipe projets qui permettront de réaliser votre événement dans de bonnes conditions.
Un système d’administration et de monétisation possible
L’inscription à un salon est obligatoire pour respecter le règlement général sur la protection des données – RGPD. Le fait de se créer un profil permet à l’organisateur d’accéder à des statistiques : de fréquentations, géographiques, centres d’intérêt, … Concernant la monétisation du salon, des nombreuses solutions existent pour rendre le droit d’accès au salon payant.
Vos temps forts toujours possibles en virtuels
Transformer votre événement présentiel en événement digital ne signifie pas, modifier vos habitudes, revoir intégralement votre organisation. Les éléments composants un salon se digitalisent tout simplement :
· Les stands exposants qui présentent des produits et services disposeront d’un stand qu’ils pourront personnaliser, y intégrer du contenu (vidéos, photos, documentation) et échanger avec le public via un tchat.
· Les conférences thématiques avec des spécialistes se transformeront en webinar (lien vers article webinar), c’est-à-dire que les conférences seront filmées en direct et les visiteurs pourront interagir en direct via un tchat.
· Les ateliers démonstrations deviendront des rendez-vous agenda retransmis en vidéo avec la solution webinar.
Le salon virtuel, des nouveaux avantages
De nouvelles cibles : La cible de visiteurs n’a plus de frontières et est accessible grâce à la puissance d’internet et des analytics. Vous pouvez toucher de nouveaux contacts jusqu’alors difficilement accessibles en présentiel.
Un contenu accessible au-delà du salon : Lorsqu’un salon présentiel a lieu, les visiteurs accèdent au contenu uniquement les jours d’ouvertures du salon. Le salon virtuel permet aux visiteurs de se rendre sur le salon en amont de l’événement pour préparer son jour de visite, en visitant les stands et leurs contenus, en notant les rendez-vous visio en favoris, … Les bibliothèques de contenus sont téléchargeables et permettent aux visiteurs de tout enregistrer sur son ordinateur facilement.
Et après ? Quand le présentiel sera possible.
La partie virtuelle ne doit pas être un gadget temporaire mais un véritable axe stratégique de développement pour votre organisation. Lorsque les événements présentiels seront possibles, le salon virtuel viendra compléter votre salon présentiel, nous parlerons de salon hybride.
Ce sera une belle opportunité pour se réinventer et perdurer :
· En permettant aux visiteurs éloignés de continuer à visiter votre salon.
· En permettant à l’ensemble des visiteurs d’accèder facilement à une bibliothèque de contenu, et favoriser votre empreinte écologique compte tenu que les brochures, fiches produits, seront numériques.
Être accompagné pour organiser votre salon virtuel
Organiser un salon virtuel nécessite d’être entouré de professionnel maitrisant les outils et le matériel nécessaire au bon déroulement de l’événement.
Votre objectif est de vous concentrer sur le contenu, vos connaissances et votre réseau. Le rôle de l’eXpérience Virtuelle est de vous permettre de mettre en forme votre événement en lien avec les chefs de projets de l’agence TNT Events, agence créatrice de cette plateforme multi-solutions et spécialisée en événementiel.
Notre cheffe de projet Amélie Sonzogni, experte en événements digitaux est joignable au 06 62 36 70 94.
Références :
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